Hvis dine gæster betaler online på det tidspunkt de foretager reservationen, så registreres det betalte beløb automatisk som en betalingsnote i den pågældende reservation. Du kan også registrere en (forud)betaling ved manuelt at klikke på “Tilføj betalingsnote”.
Brug betalingsnoter til to formål:
- Som uformelle noter. Lad dem stå i en reservation, og medtag dem ikke i regnskabsrapporten. På denne måde fungerer de som en post-it-notat, der siger: “Denne gæst har allerede betalt 100 kr.”
- Som en del af regnskabsdokumenterne til skatteformål. Inkluder dem i regnskabsrapporten. På denne måde medtages forudbetalinger i din bogføring. Set ud fra et regnskabsmæssigt perspektiv så kan forudbetalinger betragtes som et udestående; du skylder gæsten den ydelse, som han eller hun allerede har betalt for.
For at imødekomme begge behov kan du vælge, om du vil medtage forudbetalinger eller ej. Du vælger det når du opretter en regnskabsrapport under Fakturering -> Regnskabsrapport. Der skal du aktivere “Inkluder fakturabetalinger” for derefter at aktivere “Inkluder betalingsnoter“.
Lad os bruge følgende eksempel for at se hvad der sker når man enten inkluderer eller udelader betalingsnoter.
Eksempel:
Betalingsnoter ikke inkluderet
Hvis Inkluder betalingsnoter ikke er valgt, når du opretter regnskabsrapporten, vil den kun medtage betalinger, der er knyttet til en kontantkvittering eller faktura. I eksemplet ovenfor ville det blive registreret som:
Betalingsnoter inkluderet
Hvis Inkluder betalingsnoter er valgt, når du opretter regnskabsrapporten, vil den medtage alle betalinger, der er registreret i Sirvoy. Disse betalinger vises så i rapporten med deres registreringsdato.
I eksemplet ovenfor ville det blive registreret som:
