Nogle gange skal du muligvis foretage en delvis tilbagebetaling til en gæst. Hvis du bruger Stripe, kan dette let gøres fra siden med reservationsoplysninger (se denne artikel). Andre betalingsmetoder, f.eks. PayPal eller en kort terminal, kræver manuelle trin, før betalinger refunderes.

Hvis der blev oprettet en kontant kvittering, før du foretog den delvise refusion (kvittering er låst), skal du følge visse trin for, at refusionen kan vises korrekt i reservationen, på kontantkvitteringen og i regnskabsrapporten.

Her er et eksempel på, hvordan du gør det:

Lad os sige, at du har en reservation på 100kr. Det er betalt, og du har oprettet en kontant kvittering. Du vil nu foretage en delvis tilbagebetaling på 40kr og ønsker, at reservationen og regnskabsrapporten viser, at gæsten har betalt 60kr og ikke skylder dig noget mere. Du vil også gerne kunne udskrive en korrekt kontant kvittering.

  1. Tilbagebetal 40kr (Hvis du bruger Stripe, skal du klikke på det røde pil ikon på siden med reservations oplysninger. Efter refusionen kan du gå direkte til trin 3, da der tilføjes en ny betalingslinje på siden med reservationsoplysninger, der viser refusionen.)
  2. Klik på “Tilføj betalingsnote” på siden med reservationsoplysninger, og tilføj en seddel på -40kr med navnet “Refunderet beløb”.
  3. Klik på “Tilføj Tilvalg”, og navngiv det “Refusion”. Skriv -40kr under “Pris per stk”.
  4. Klik på den gamle kontantkvittering, der havde en værdi på 100kr, og kredit den ved at klikke på “Opret kredit kontant kvittering”.
  5. Gå tilbage til reservationen og opret en ny kontant kvittering. Den nye kontantkvittering har nu en værdi på 60kr (da den ekstra “Refusion” på -40kr er knyttet til den).

Når den nye kontantkvittering er oprettet, er refusionen synlig i reservationen, “Forfalden saldo” er “0kr”, og en kvittering kan udskrives. Det er også korrekt registreret i regnskabsrapporten.

Tip! I trin 3 ovenfor kan du oprette en foruddefineret intern Tilvalg kaldet “Refusion” under Indstillinger -> Tilvalg -> Tilføj ny og linke det til en bestemt regnskabskonto for tydeligere regnskab.