Hvis jeres gæster betaler online i forbindelse med deres booking, vil det betalte beløb være at finde som en forudbetaling på selve bookingen. Disse forudbetalinger kan betragtes som indskud eller garantier. Afhængigt af jeres booking policy, kan forudbetalinger eventuelt også tilbagebetales.

Under alle omstændigheder bør forudbetalingerne ikke betragtes som det endelige salg indtil en regning eller faktura er oprettet, hvilket normalvist sker ved udcheckning.

Hvordan håndterer vi forudbetalinger?

Lad os sige at en gæst booker et værelse online til en værdi af 1000 kr. I bruger PayPal og anmoder om en forudbetaling på 30%, således at gæsten betaler 300 kr. Bookingen oprettes således i Sirvoy med et notat om, at forudbetalingen er modtaget.

Ved dagens ende (eller månedens) eksporterer I en rapport fra PayPal til jeres revisor. Revisoren registrerer +300 kr. på PayPal-kontoen og noterer at pengene kommer fra bogføringskontoen “Indskud”.

  1. Et par måneder senere ankom gæsten og tjekker nu ud igen. I opretter en regning på salget på 1000 kr. (det er her det faktisk salg sker).
  2. Forudbetalingen på 300 kr., som er registreret i bookingen, inkluderes på regningen og anvendes som en “betalingsmetode” for at reducere det forfaldne beløb. Derved betaler gæsten kun de resterende 700 kr.
  3. Ved dagens ende eksporterer I en bogføringsrapport fra Sirvoy. Baseret på rapporten registrerer revisoren salget på 1000 kr. og krediterer 300 kr. til kontoen for “Indskud” og 700 kr. til den konto, som I har valgt at bruge, når en regning er blevet betalt.

Med andre ord kan forudbetalinger modtaget via PayPal (eller andre betalingsudbydere) registreres dagligt eller månedligt som engangsbeløb ved hjælp af en bogføringskonto som “Indskud” eller lignende. Når et salg afsluttes, oftest ved udcheckning, “betales” regningen helt eller delvist med de betalingsmidler, som er at finde på kontoen for “Indskud”.