Hvis dine gæster betaler online på det tidspunkt de foretager reservationen, så registreres det betalte beløb automatisk som en betalingsnote i den pågældende reservation. Du kan også registrere en (forud)betaling ved manuelt at klikke på “Tilføj betalingsnote”.

Brug betalingsnoter til to formål:

  • Som uformelle noter. Lad dem stå i en reservation, og medtag dem ikke i regnskabsrapporten. På denne måde fungerer de som en post-it-notat, der siger: “Denne gæst har allerede betalt 100 kr.”
  • Som en del af regnskabsdokumenterne til skatteformål. Inkluder dem i regnskabsrapporten. På denne måde medtages forudbetalinger i din bogføring. Set ud fra et regnskabsmæssigt perspektiv så kan forudbetalinger betragtes som et udestående; du skylder gæsten den ydelse, som han eller hun allerede har betalt for.

For at imødekomme begge behov kan du vælge, om du vil medtage forudbetalinger eller ej. Du vælger det når du opretter en regnskabsrapport under Fakturering -> Regnskabsrapport. Der skal du aktivere “Inkluder fakturabetalinger” for derefter at aktivere “Inkluder betalingsnoter“.

Tip: Udskriv reservationsoplysningerne til dine gæster som en bekræftelse på en betalingsnota.

Lad os bruge følgende eksempel for at se hvad der sker når man enten inkluderer eller udelader betalingsnoter. 

Eksempel:

  1. 1. januar: En gæst betaler 500 kr via Stripe.
  2. 15. februar: Gæsten tjekker ud, og der oprettes en faktura på i alt 1000 kr.
  3. 30. marts: Gæsten betaler de resterende 500 kr via en bankoverførsel.

Betalingsnoter ikke inkluderet

Hvis Inkluder betalingsnoter  ikke er valgt, når du opretter regnskabsrapporten, vil den kun medtage betalinger, der er knyttet til en kontantkvittering eller faktura. I eksemplet ovenfor ville det blive registreret som:

Betalingsnoter inkluderet

Bemærk: For at registrere forudbetalinger skal du gå til Indstillinger -> Økonomi -> Oversigt over konti, klikke på “Rediger” og navngive bogføringskontoen for forudbetalinger.

Hvis Inkluder betalingsnoter er valgt, når du opretter regnskabsrapporten, vil den medtage alle betalinger, der er registreret i Sirvoy. Disse betalinger vises så i rapporten med deres registreringsdato.

I eksemplet ovenfor ville det blive registreret som: