Når fjerde akt af La Bohème forsvinder, og publikum rejser sig for at give deres bifald til Puccinis klassiske opera, er det ikke kun et musikalsk mesterværk, de bifalder. Det er også et mesterværk inden for planlægning, logistik og samarbejde. En velfungerende maskine er påkrævet På GöteborgsOperan, det smukke operahus på Sveriges vestkyst, er Sirvoys bookingsystem et af mange gear i en sådan velolieret maskine Overrasket? Det burde du ikke være Operahuse er blot en af de utallige virksomheder, hvor et gennemtænkt booking system kan vise sig at være en perfekt løsning. Kom med os, når vi møder Kristoffer Pålman. Efter 22 års arbejde bag kulisserne kender han alt helt ned til sømmende. Vi spurgte ham, hvordan Sirvoy har spillet en nøglerolle i hans arbejde.
Fortæl os først, hvordan det er at arbejde i et operahus?
Det er bestemt en interessant arbejdsplads med et meget stort udvalg af opgaver, der kræver kreativ tænkning døgnet rundt. Du møder mange interessante mennesker, der ikke er bange for at sige hvad de mener. Mest af alt har vi det sjovt. Derfor er jeg her stadig efter mere end tyve år. Det sidste år har dog været meget anderledes på grund af pandemien. Vi håber og planlægger efter at efteråret 2021 bliver et vendepunkt.
Der foregår så meget i et operahus. Hvordan passer Sirvoy ind i billedet?
Vi har adgang til omkring 40 lejligheder rundt om i byen, der er nødvendige for at rumme vores besøgende hold, instruktører, koreografer, scenograf, dansere, sangere osv. Mange ankommer i god tid og rejser videre før premieren, andre ankommer senere. Nogle har hele familien med. Det kan være meget vanskeligt at imødekomme alles behov og ønsker, men vi ønsker, at alle skal føle sig velkomne. Sirvoy er mit værktøj til at få dette til at fungere.
Hvordan startede det hele?
For ti år siden blev jeg ansvarlig for lejlighederne. På det tidspunkt blev reservationer håndteret med pen, papir og viskelæder. Jeg vidste med det samme, at det ikke ville fungere for mig. Jeg begyndte at søge efter webbaserede reservationssystemer og fandt Sirvoy. Det syntes at passe til vores behov, så jeg tilmeldte mig en gratis prøveperiode.
Var det let at komme i gang?
Ja absolut. Sirvoy forklarer sig selv, og chatfunktionen er rigtig god, du får hjælp med det samme. Men selvfølgelig er vores forretning lidt speciel. Jeg bruger systemet på en usædvanlig måde og forstår, at ikke alt kan løses med det samme.
“Sirvoy er bestemt et værktøj, der kan bruges til en række forskellige virksomheder.”
Hvilke dele af systemet kan du bedst lide?
Jeg bruger Kalendervisning meget. Det giver mig et godt overblik over, hvad der sker. Jeg har ofte brug for at ændre og flytte bookinger. Da jeg altid indtaster projektnavnet i reservationen, er søgefunktionen fremragende. Når jeg f.eks. Søger efter et bestemt projekt eller en dato, får jeg straks alle de nødvendige oplysninger. Jeg kan derefter sende den som en rapport til projektlederen, eller måske vil jeg dobbeltchecke på nogle datoer. Det hele er meget hurtigt og nemt, hvilket jeg synes er ret fantastisk!
Jeg kan også lide funktionerne til at tilføje flere Sirvoy-brugere og muligheden for at indstille begrænsninger. Modtagelsen i operaen har adgang til systemet til håndtering af nøgler, men så kan jeg give dem begrænset adgang, så jeg ikke behøver at være bange for, at de ved et uheld sletter noget i systemet. Rengøringsafdelingen har også et login, så de kan se, hvornår lejlighederne skal rengøres, og de ser kun, hvad de har brug for, så der er ingen forvirring. Jeg kan virkelig godt lide systemet og kan se, at alt er gennemtænkt som fleksibelt. Sirvoy er bestemt et værktøj, der kan bruges til en række forskellige virksomheder.
Kristoffer vender tilbage til arbejde, og jeg forlader operahuset. Solen og en varm vind byder mig velkommen, foråret er i luften. Måske får du en dag mulighed for at besøge Göteborg og dets smukke operahus lige ved vandet, hvor floden møder havet. Når du sætter dig ned og mumlen bliver stille før forestillingen, så tænk måske over alt det hårde arbejde, der finder sted bag kulisserne, alt sammen, for at give dig en uforglemmelig oplevelse.
