Den ultimative guide til Sirvoys receptionsfunktioner og hvordan du øger hotellets effektivitet

22. februar 2023 18.45 CET

Receptionen er omdrejningspunktet for dit hotel. Det er her, du hilser på gæsterne og foretager reservationer. Det er også herfra din rengøring og kalender organiseres.  

Men receptionen er ikke begrænset til selve skranken.  Den omfatter nemlig også en digital side. Når arbejdet mellem disse to sider af receptionen er velkoordineret så maksimerer man effektiviteten.

Med Sirvoy får du mest muligt ud af din digitale reception. Vores receptionsfunktioner gør det nemlig let at administrere dit hotel fra en hvilken som helst enhed, på selve hotellet eller hjemmefra, ja faktisk uanset hvor du befinder dig.

Uanset om du er en rutineret Sirvoy-bruger eller lige er begyndt at samarbejde med os, forklarer denne vejledning, hvordan du bruger receptionens funktioner i Sirvoy, hvordan du får mest muligt ud af dem, og hvilke fordele de giver både dig og dine gæster.

Er du ny hos Sirvoy? 

– Prøv en 14-dages gratis prøveperiode og afprøv alle Sirvoy Pro-funktionerne.

– Følg vores opsætningsvejledning og begynd at få reservationer ind i løbet af blot få minutter.

Hvad er Receptionssoftware?

Receptionssoftware er den teknologi, som hotel- og restaurationsvirksomheder bruger til deres daglige drift. Den står for opgavestyring, gæstekommunikation, registrering og meget mere. Det er en vigtig komponent i Hoteladministrationssystemer (Hospitality Management Systems, HMS) som Sirvoy.

HMS omfatter også:

  • Kanaladministratorer
  • Reservationsformularer
  • Betalingsmoduler
  • Og meget mere!

Hvordan gavner receptionssoftware min hotelvirksomhed?

Med receptionssoftware automatiseres og strømlines vigtige opgaver – det reducerer fejl og øger effektiviteten. Det, der før tog timer (endda dage), kan nu gøres med et enkelt klik. Den tid, som Sirvoy sparer dig, er tid, som du i stedet kan bruge på at tage dig af dine gæster.

  • Øger effektiviteten – Ved at automatisere tidskrævende opgaver. 
  • Reducerer fejl – Ved at bruge nøje automatiserede processer.
  • Formindsker omkostningerne – Ved at lette arbejdsbyrden for dig og dit personale.

“Vi skiftede til Sirvoy sidste år og er virkelig begejstrede for, hvor brugervenligt og omfattende det er. Efter at have undersøgt mange forskellige reservationssystemer var Sirvoy det eneste, der dækkede alle vores behov, og vi kunne ikke være mere tilfredse.” 

– Jenna Fisher, ejer af Whispering Springs Wilderness Retreat i Grafton, Canada.

Hvordan hjælper Sirvoys fire vigtigste receptionsfunktioner dig?

Vores receptionssoftware kommer med en hel række utrolige funktioner men her kommer en beskrivelse af nogle af de vigtigste. 

  1. Hvordan man opretter og ændrer reservationer i Sirvoy
  2. Hvordan man bruger Sirvoys kalenderside
  3. Hvordan man bruger Sirvoys funktioner for værelsesenheder samt husholdning og rengøring
  4. Hvordan man kommunikerer med gæsterne i Sirvoy

1. Hvordan man opretter og ændrer reservationer i Sirvoy

Nye reservationer er livsnerven for hoteller. Gæsterne kan oprette dem ved hjælp af din reservationsformular eller via reservationskanaler, såsom Expedia, Booking.com og mange andre. Ved at tilslutte Sirvoy til disse kanaler så vil de reservationer, som dine gæster opretter på disse kanaler automatisk blive registreret i Sirvoy. 

Men ikke desto mindre så kommer det til at være dig og dit personale der opretter 40 % af reservationerne i receptionen – hvilket jo er fremragende for forretningen. Netop fordi der ikke bliver taget noget i kommission for de reservationer du selv opretter.

Hvordan man opretter reservationer

En reservation kan oprettes manuelt i Sirvoy på to måder.

På siden med Ny reservation

  1. Vælg indtjeknings- og udtjekningsdatoer i rullelisten i kalenderen
  2. Angiv antallet af gæster
  3. Klik på “Søg” for at se alle ledige enheder, der passer til datoen og antallet af gæster
  4. Vælg den enhed, som gæsten ønsker, og vælg eventuelle tilvalg
  5. Klik på “Næste”
  6. Udfyld gæsteoplysninger
  7. Klik på “Reserver nu”

På Kalender-siden

  1. Klik i feltet hvor den ønskede enhed og indtjekningsdatoen mødes.
  2. Angiv antallet af gæster og udtjekningsdatoen.
  3. Klik på “Søg” for at åbne en genvej til en ny reservation med ovenstående oplysninger udfyldt på forhånd.
  4. Foretag eventuelle ændringer for de forudfyldte valg og klik derefter på “Næste”.
  5. Udfyld gæsteoplysninger
  6. Klik på “Reserver nu”

Hvordan man ændrer reservationer

Hoteller er meget dynamiske og der sker altid noget nyt. Derfor er det ikke overraskende at også reservationer ofte må ændres efter at de er blevet oprettet. Det sker at gæsterne afbestiller, ønsker at flytte værelser, forlænger deres ophold eller beder om en række andre ændringer. 

Du kan håndtere sådanne ændringer ved at gå til siden med reservationsoplysninger for hver reservation.

Sådan får du adgang til en side med reservationsoplysninger: 

  • Klik på et reservationsnummer på reservationssiden.
  • Klik på en reservationsbjælke på kalendersiden og klik derefter på “Vis denne reservation”.

Fra siden med reservationsoplysninger kan du:

Indstille notifikationer ved nye reservationer så det er nemt at holde sig orienteret om kommende ankomster.

Det er selvfølgelig skønt når man har en hel masse reservationer, men det kan være svært at holde styr på og finde det man leder efter. Derfor vi har gjort det utrolig nemt at søge efter reservationer på både startsiden og reservationssiden.

2. Hvordan man bruger Sirvoys kalenderside

Kalendersiden i Sirvoy er designet med fokus på effektivitet. 85 % af medarbejdere siger, at de bruger 1-2 timer hver dag på at søge efter de oplysninger, de har brug for.1 Med kalendersiden er de oplysninger, der er vigtigst for dit overnatningssted, samlet ét sted, hvor de er lette at finde. 

Den giver et hurtigt overblik over:

  • Reservationer
  • Enheder
  • Tilvalg med begrænset antal
  • Rengøring

Men det er ikke nok med det. Kalendersiden er nemlig også spækket med funktioner der gør det nemt at se, organisere og ændre på disse oplysninger.

Visning af oplysninger:

Håndtering af reservationer og enheder

Organisering af oplysninger:

3. Hvordan man bruger Sirvoys funktioner for værelsesenheder samt husholdning og rengøring

Enhedssiden giver et overblik over dine enheder – uanset om det drejer sig om værelser, campingpladser, yurter eller andre overnatningstyper. For en given dag kan du se de aktuelle reservationsoplysninger for dine enheder og status for deres rengøringsaktiviteter. 

Har du ikke oprettet enheder endnu? 

– Tjek vores opsætningsvejledning for at få styr på det grundlæggende på få minutter.

Find rundt på enhedssiden

Du kan udforske enhedssiden på to måder.

Efter dato

Brug enhedssiden for at se hotellets aktivitet på det pågældende tidspunkt – er værelse 101 blevet rengjort? Hvem bor i værelse 102? Har 203 tjekket ud endnu? Men du kan også bruge den for at se nærmere på tidligere og fremtidige forhold.

Brug navigationsværktøjet til at gå frem eller tilbage en dag ad gangen, eller klik på “Vælg” for at få vist en bestemt dag tilbage eller frem i tiden.

Faner og filtre

Få kun det du ønsker vist, ved at indsnævre det med to metoder.

Brug faner til at vælge mellem:

  • Alle enheder
  • Enheder i brug
  • Indtjekninger
  • Udtjekninger
  • Overnatninger
  • Evakueringsliste

Brug filtre til yderligere at indsnævre enheder efter:

  • Kategori
  • Rengøringsstatus
  • Overnatningstype

Brug af husholdnings- og rengøringsfunktioner på enhedssiden

Rengøring har en enorm betydning for om gæsterne er tilfredse med opholdet eller ej. 86 % af hotelgæsterne angav renlighed som deres vigtigste kriterium, når de læste online anmeldelser.2 Hvis du vil håndtere rengøring og andre vigtige opgaver uden besvær, skal du blot kigge på enhedssiden. 

Opsæt og følg husholdnings- og rengøringsopgaver:

Brug af enhedssiden i en nødsituation

Selv om vi håber, at det aldrig sker, er det dit ansvar som vært at sørge for gæsternes sikkerhed i en nødsituation.

Evakueringslisten, der findes på enhedssiden, indeholder en ajourført liste over alle indtjekede reservationer.

  • Du kan se den ved at vælge fanen “Evakueringsliste”. 
  • Du kan få en PDF-fil af listen til udskrivning ved at klikke på printerikonet, mens fanen “Evakueringsliste” er valgt.
  • Formatet på evakueringslisten kan ændres ved at klikke på indstillingshjulet.

4. Hvordan man kommunikerer med gæsterne i Sirvoy

Gæsterne forventer klar kommunikation. 88 % af kunder siger, at den oplevelse, som en virksomhed giver, er lige så vigtig som det produkt de tilbyder.3

For at give dine gæster den bedste kundeoplevelse gør Sirvoy det nemt for dig at bruge digital kommunikation. 

Brug af skabeloner for at automatisere kommunikationen med gæsterne

Skabeloner gør det let at holde regelmæssig kommunikation med gæsterne. Opret skabeloner med forudskrevne beskeder og forudbestemte afsendelsestidspunkter der kan udsendes automatisk uden menneskelig indblanding.

Som f.eks:

  • Emails med bekræftelse af reservationer eller aflysninger.
  • Undersøgelser eller rabatkuponer, der sendes efter udtjekning.
  • Påmindelser om sikkerheds- og rengøringsprocedurer der sendes før indtjekning.
  • Rejsevejledninger og oplysninger om de lokale seværdigheder sendes efter reservationen er oprettet for at hjælpe gæsterne med at planlægge deres tur.

Automatiske emails baseret på overnatningstypens kategori kan hjælpe med at skræddersy dine beskeder yderligere.

For at oprette en skabelon:

  1. Gå til Indstillinger -> Sprog og tekster.
  2. Klik på “Tilføj ny skabelon” i “E-mail skabeloner” eller “SMS skabeloner”.
  3. Navngiv skabelonen til intern brug.
  4. I rullelisten “Send automatisk” skal du vælge betingelserne for automatisk at sende skabelonen. 
  5. Udfyld indholdet af meddelelsen for hvert sprog.
  6. Klik på “Gem”.

Har du brug for noget inspiration? Vi har skabt eksempler på skabeloner som du kan bruge som udgangspunkt.

Hvordan man manuelt sender en email eller SMS til gæster

Kommunikér med gæsterne direkte fra siden med deres reservationsoplysninger.

Sådan får du adgang til en side med reservationsoplysninger 

  • Klik på et reservationsnummer på reservationssiden.
  • Klik på en reservationsbjælke på kalendersiden og klik derefter på “Vis denne reservation”.

Inde på en side med reservationsoplysninger:

  1. Klik på “Send e-mail” eller “Send SMS”. Hvis der allerede findes en email-adresse eller et telefonnummer for reservationen, udfyldes de automatisk. 
  2. Vælg en skabelon i dropdown-menuen “Vælg skabelon” eller skriv indholdet.
  3. Klik på knappen Send E-mail, når du er klar.

Sendte beskeder registreres i “Historik”-feltet på en side med reservationsoplysninger. Derfra kan du få vist en forhåndsvisning af beskeden, se hvem der har sendt den, hvornår den blev sendt, og om den blev modtaget.

Du kan også:

Sådan tilpasser du kommunikationen med gæsterne 

Bare fordi dine beskeder er automatiske, betyder det ikke, at de behøver at lyde mekaniske. 

Brug din gæsts navn, det specifikke værelse, de har reserveret, deres opholdsdatoer og meget mere til at oprette en personlig besked. 

  • Dine gæster vil gerne føle at de er noget særligt! 62 % af forbrugerne er “glade” og “begejstrede” for at besvare en personlig besked.4
  • Det er godt for markedsføringen. Emails med personlige emnelinjer åbnes mere end dobbelt så ofte.5

Men hvordan kan du gøre alt det uden tidskrævende redigering?

Bare rolig, det er her hvor Sirvoy’s pladsholderkoder  kommer dig til undsætning. Ved at indsætte en pladsholderkode i dine skabeloner henter Sirvoy så automatisk de tilsvarende oplysninger og indsætter dem i meddelelsen. 

Pladsholderkode i en skabelon:

Kære %firstname% %lastname%

Tak for din reservation!

Placeholderkoden i et virkeligt eksempel:

Kære Carl Anderson,

Tak for din reservation!

Hjælpeteksten på siden til oprettelse af skabelon indeholder en liste over de mange mulige pladsholderkoder der kan bruges.

Hold dig opdateret med Sirvoy-funktioner

Sirvoys receptionssoftware er fyldt med funktioner – og vi forbedrer den regelmæssigt. Tilmeld dig vores nyhedsbrev øverst på Sirvoy-bloggen for at følge med i den seneste udvikling.

Sirvoy-nyhedsbrevet giver dig:

  • De seneste opdateringer af funktioner
  • Let adgang til vores nyeste indhold
  • Invitationer til webinarer
  • Og meget mere!

Referencer:

1. Dynamic Signal (State of Employee Communication and Engagement Study, 2019)

2. American Hotel & Lodging Association (State of the Hotel Industry, 2021)

3. Salesforce (State of the Connected Customer, 2022)

4. Dynamic Yield Research (State of Personalization in Email, 2020)

5. Klenty (Personalize Subject Lines to Double Your Cold Email Open Rates [Original Study], 2022)